Friday, June 26, 2009

Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia

TUGASAN 1

Soalan 1a

Huraikan dengan jelas matlamat dan fungsi-fungsi mesyuarat pagi yang telah termaktub di bawah Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam bil. 1 Tahun 1993


Setiap ketua perlu mempunyai nilai-nilai kepimpinan yang tinggi. Ia bukan sahaja mampu mendorong, merancang, membangun dan mengemblengkan sepenuh tenaga kerja, tetapi mampu untuk mengurus dan mengendalikan sesuatu mesyuarat dengan baik. Ia juga perlu mengetahui tentang tujuan sesuatu masyarakat itu diadakan.

Apa yang dimaksudkan dengan mesyuarat ialah merupakan satu peraturan untuk meneliti dan memeriksa pendapat orang lain serta menyatupadukan pendapat-pendapat agar dapat membuat satu keputusan yang baik.

Antara matlamat yang sentiasa di ambil kira dalam sesebuah sesi mesyuarat adalah bertujuan untuk meningkatkan keberkesanan dan kecekapan sesebuah organisasi. Dalam hal ini pelbagai masalah akan dapat dikenalpasti dan menilai sesuatu masalah seterusnya penyelesaian masalah akan dapat diputuskan dalam sesi perbincangan tersebut. Selain itu ianya untuk mengkaji kedudukan semasa pelaksanaan program atau projek pembangunan dan pengeluaran.

Selain itu mesyuarat berfungsi sebagai satu proses untuk mengambil tindakan terhadap kerja-kerja yang tertangguh. Contohnya program motivasi yang dijalankan di sekolah perlu di tetapkan tarikh yang sepatutnya ( dateline ).
Seseorang ketua harus mengetahui tentang mesyuarat yang terdapat dibawah panduan Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam bil 2 / 91. Mesyuarat ini biasanya melibatkan urusetia diperingkat organisasi dan urusetia program. Pihak- pihak urusetia ini perlu memahami tentang tanggungjawab mereka melalui 3 peringkat tindakan yang perlu dilakukan bagi mengendalikan sesuatu mesyuarat. Tindakan tersebut adalah tindakan pra mesyuarat, tindakan semasa dan tindakan selepas mesyuarat.

Tindakan pertama yang perlu diambil bagi menjamin kelancaran dan keberkesanan sesuatu mesyuarat ialah menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat yang dibincangkan bersama Pengerusi Jawatankuasa. Selain itu, sebelum mesyuarat dijalankan, setiausaha perlu terlebih dahulu membuat tempahan bilik mesyuarat. Ia berdasarkan kepada surat permohonan yang dihantar oleh setiausaha kepada pihak tertentu. Maklumat yang dinyatakan dalam surat tersebut ialah:-

a. Nama Jawatankuasa
b. Nama Pengerusi Mesyuarat
c. Nama Setiausaha Mesyuarat
d. Tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat
e. Bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat
f. Peralatan-peralatan yang diperlukan didalam bilik mesyuarat
g. Jenis minuman ringan yang diperlukan

Walaubagaimanapun, pengurusan tempahan bilik mesyuarat di sekolah lebih ringkas dan hanya melibatkan komunikasi secara lisan, namun ia bergantung kepada pihak pengurusan dan pentadbiran di sesebuah sekolah.




Mengikut PKPA bil. 2 / 91 kertas kerja perlu disediakan untuk perbincangan ahli mesyuarat dan diterima dalam tempoh sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat dijalankan. Walaubagaimanapun masih terdapat pihak panitia yang mengabaikan prosedur-prosedur mesyuarat yang lengkap. Seharusnya pihak sekolah perlu mengambil berat terhadap semua ketua panitia di sekolah bagi menjamin kelancaran dan keberkesanan perlaksanaan sesuatu mesyuarat.

Surat-surat jemputan mesyuarat perlu diedarkan kepada ahli mesyuarat sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat dijalankan sekiranya surat tersebut dihantar pada saat akhir menyebabkan ahli mesyuarat tidak dapat membuat persiapan dengan lebih awal dan mesyuarat tersebut tidak dapat dijalankan dengan lancar dan berkesan. Contohnya minit mesyuarat yang sebelumnya diedarkan lebih awal kepada ahli untuk pengesahan dan tindakan susulan dapat dilaksanakan dengan sebaik mungkin.

Selain itu, urusetia juga bertanggungjawab untuk memastikan persediaan dari segi kemudahan dan kelengkapan bilik mesyuarat dapat menjamin kelancaran dan keberkesanan perlaksanaan sesuatu mesyuarat contohnya bilik mesyuarat berada dalam keadaan bersih dan kemas, tempat duduk mencukupi dan sekiranya perlu, nama pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir disusun mengikut pangkat dan jawatan. Selain itu, memastikan alat-alat pembesar suara, penghawa dingin dan kipas berfungsi dengan baik sebelum mesyuarat dijalankan.

Sekiranya perlu, alat-alat tulis juga disediakan untuk kegunaan dan kemudahan ahli-ahli mesyuarat dmi menjaga kebajikan dan keselesaan ahli-ahli mesyuarat. Apa yang penting, alat-alat elektronik juga dapat berfungsi dengan baik seperti LCD, komputer riba, Overhead Projektor, Skrin dan lain-lain disediakan oleh pihak urusetia. Sebelum mesyuarat bermula, pihak urusetia perlu ‘follow up’ semula tempahan minuman ringan yang telah dibuat. Ini juga bergantung kepada tempoh masa berakhirnya mesyuarat tersebut. Contohnya mesyuarat bermula pada pukul 8 pagi sebaik-baiknya disediakan sarapan pagi dan jika berakhirnya pada pukul 12 tengah hari, ahli-ahli mesyuarat dihidangkan makanan tengah hari.

Selain itu, urusetia perlu mendapatkan maklum balas bilangan kehadiran ahli-ahli mesyuarat 2 hari sebelum mesyuarat dijalankan . urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan pengerusi untuk meneliti segala maklum balas yang diterima dan mengenalpasti tindakan yang perlu untuk menyelesaikan segala permasalahan yang ditimbulkan.

Sebelum mesyuarat dijalankan, ahli-ahli perlu mematuhi etika untuk memastikan tidak menganggu proses perbincangan yang sedang dijalankan. Contohnya mematikan telefon bimbit, menghadiri mesyuarat tepat pada masanya dan memberitahu pengerusi / setiausaha sekiranya berhajat untuk meninggalkan mesyuarat lebih awal.

Seterusnya tindakan kedua ialah semasa mesyuarat dijalankan, setiausaha perlu menjalankan tugasnya dengan mencatat perkara-perkara penting dalam minit mesyuarat contohnya ialah seperti merekodkan senarai kehadiran mesyuarat, mencatat keputusan hasil daripada perbincangan dengan ahli-ahli mesyuarat serta tindakan susulan.

Etika yang perlu dipatuhi oleh ahli-ahli mesyuarat ialah seperti memberi tumpuan yang sepenuhnya dan tidak bercakap perkara-perkara yang tidak berkaitan yang boleh menggangu proses perbincangan.

Semua ahli mesyuarat perlu menghormati pendapat sidang mesyuarat di samping memberi idea-idea lain yang lebih bernas. Ini akan mengelakkan berlakunya perselisihan pendapat dan mengeruhkan lagi suasana. Hasil daripada sikap hormat-menghormati semasa mesyuarat berlangsung, maka wujudlah satu organisasi atau program yang lebih berkesan. Sekiranya sesuatu isu yang dibincangkan itu tidak mendapat persetujuan sesetengah ahli, maka diutarakan di dalam mesyuarat untuk mendapat keputusan yang lebih baik. Sekiranya majoriti bersetuju dengan keputusan mesyuarat, maka semua ahli harus menerima keputusan tersebut dengan rela hati.

Tindakan selepas mesyuarat adalah amat penting bagi semua ahli mesyuarat khususnya setiausaha perlu menyediakan minit mesyuarat mengikut format yang ditetapkan bagi mendapat kelulusan pengerusi tidak lewat dari 3 hari selepas tarikh mesyuarat diadakan. Semua ahli juga perlu memainkan peranan terhadap keputusan yang dibuat dan mengambil tindakan sebaik mungkin dalam tempoh yang ditetapkan.

Minit mesyuarat yang terbaik perlu mempunyai butir-butiran yang lengkap dan boleh memberi kesan kepada sidang mesyuarat untuk tindakan selanjutnya. Antara butir-butiran yang lengkap adalah seperti berikut:-

a. Susun nama ahli mesyuarat mengikut kekananan
b. Bilangan kehadiran
c. Rujukan minit
d. Perkara
e. Tarikh hantar
f. Tarikh maklum balas diterima
g. Tarikh maklum balas dibentangkan
h. Status

Sejauhmanakah kelemahan dalam pengurusan tidak menepati kehendak PKPA bil. 2/ 91 didalam sesuatu organisasi atau mesyuarat, maka selagi itulah kelancaran dan keberkesanan sesuatu mesyuarat itu tidak dapat dicapai. Oleh itu semua pihak perlu memainkan peranan masing-masing bagi mewujudkan sebuah organisasi yang berkualiti.

No comments:

Post a Comment